Si vous réalisez votre comptabilité en interne, par une ou plusieurs personnes formées à cet exercice, vous aurez forcément besoin d’investir dans l’achat d’un logiciel de comptabilité. De nombreuses offres sont disponibles sur le marché, et il est parfois difficile de s’y retrouver. Découvrez notre guide pour définir vos critères concernant le choix de vos logiciels de comptabilité.
Comment définir ses besoins en matière de logiciel comptable ?
Avant de choisir un logiciel de comptabilité, il est essentiel de définir clairement vos besoins en la matière, afin d’éviter l’achat d’options superflues pour votre type d’activité.
À chaque profil d’entreprise, son logiciel comptable !
Il existe des centaines de logiciels de comptabilité, disponibles dans toutes les gammes de prix et de qualité. Il est donc très important que vous trouviez un logiciel de comptabilité adapté à vos besoins ainsi qu’à la taille de votre entreprise.
Les logiciels comptables dits « complets » comprennent les options suivantes :
- Gestion du processus comptable ;
- Déclaration de TVA ;
- Gestion des comptes ;
- Facturation ;
- Création de devis ;
- Création de fiches de paie ;
- Comptabilisation des notes de frais.
Ce type de logiciel est davantage conseillé aux entreprises qui gèrent l’intégralité de leur comptabilité en interne. Si vous faites appel à un expert-comptable, vous pouvez alors vous permettre d’orienter votre choix vers un logiciel plus simple et plus basique. Ce dernier vous permettra uniquement de tenir votre comptabilité quotidienne et de réaliser quelques tâches simples de facturation par exemple.
Si vous possédez déjà un logiciel de gestion (ERP), vous avez la possibilité d’acheter un logiciel ou plug-in complémentaire, uniquement dédié à la comptabilité. C’est notamment possible pour les ERP tels que SAGE ou EBP. N’oubliez donc pas de prendre ceci en compte avant d’établir vos critères pour le choix de vos logiciels de comptabilité !
Créez une check-list
Avant de vous lancer dans la recherche d’un logiciel de comptabilité, établissez une liste précise de vos besoins, qui mentionne :
- La taille de votre entreprise ;
- Votre système d’exploitation ;
- Combien d’utilisateurs vont avoir accès à ce logiciel ;
- Les modules dont vous aurez besoin ;
- Votre budget ;
- Le niveau de sécurité exigé ;
- Votre besoin de formation ou non pour l’utilisation du logiciel ;
- Les modèles d’écriture désirés ;
- Les devises utilisées pour vos transactions ;
- Votre secteur d’activité ;
- La facilité d’installation ;
- Si vous êtes indépendant ou non.
Il va également vous falloir définir quelques critères pour le choix de vos logiciels de comptabilité qui concernent les options nécessaires à votre utilisation : services à la carte, possibilité d’utiliser ou non le logiciel sur un mobile… Si vous faites appel à un expert-comptable, n’hésitez pas à solliciter son avis de professionnel en la matière !
Quels critères pour le choix d’un logiciel de comptabilité ?
Voici quelques aspects à prendre en compte dans le choix de votre logiciel de comptabilité.
La réglementation en vigueur
Certains logiciels peuvent sembler correspondre à l’ensemble de vos critères. Cependant, la prudence est de mise ! En effet, de nombreux logiciels disponibles en ligne proviennent de pays étrangers à l’Union européenne, et ne sont donc pas adaptés aux réglementations en vigueur vous concernant. Pour être certain de ne pas faire de mauvais choix, vous pouvez d’ores et déjà vérifier que le logiciel qui attire votre attention prenne en compte le FEC, soit le fichier des écritures comptables.
L’ergonomie du logiciel
Il s’agit d’un critère indispensable pour le choix de logiciels de comptabilité, surtout si l’ensemble de vos tâches comptables sont réalisées en interne. Il est très important que le logiciel en question soit facile à utiliser, en plus d’être adapté à vos raccourcis clavier habituels. Les données doivent être faciles à saisir, les différents modules facilement identifiables, et la prise en main rapide et pratique.
La durée d’engagement
Certains logiciels de comptabilité peuvent être vendus sous la forme d’abonnements : il est essentiel que vous vérifiez quelles sont les modalités de mise à jour de ces derniers, la durée de l’engagement, ainsi que les différents services compris dans l’abonnement (assistance 24h/24, dépannage, etc.) De plus, la taille de votre entreprise et la gamme de ses services peuvent être amenées à évoluer avec les années, c’est pourquoi vous devez au préalable vous renseigner à propos des modalités de changement d’abonnement ou de résiliation.
Les logiciels en ligne
Il s’agit ici aussi d’un des principaux critères en matière de choix de logiciels de comptabilité. À moins que votre entreprise ne possède un département IT très performant et développé, il est fortement conseillé de vous tourner vers les logiciels en ligne. En effet, ces derniers vous proposeront des mises à jour automatiques, ainsi qu’un important dispositif permettant de sécuriser vos données. Bien sûr, vous avez aussi la possibilité de vous tourner vers des logiciels exécutés via des serveurs gérés directement en interne. Cependant, cela demande de disposer de personnel formé à des compétences informatiques particulièrement techniques et précises.
