Lorsque l’on est gérant d’une entreprise, il est indispensable d’avoir une vision claire de ses finances, tant au niveau de ses sorties que de ses entrées d’argent. C’est pourquoi il est primordial de tenir un registre de comptabilité. Le logiciel comptable est un outil précieux pour vous aider à établir tous vos documents financiers, qu’il s’agisse d’une simple facture, d’un devis ou d’un bilan comptable complet. Si vous avez décidé d’acquérir ce genre de logiciels, voici quelques informations qui permettront de mieux comprendre le fonctionnement d’un logiciel de comptabilité.
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Fonctionnement d’un logiciel de comptabilité, des fonctions basiques aux plus spécifiques
Le logiciel de comptabilité permet de réaliser toutes sortes de choses. Cependant, selon celui que vous aurez sélectionné, les tâches seront plus ou moins complètes et spécifiques. Vous imaginez bien qu’un auto-entrepreneur n’a pas les mêmes besoins comptables qu’une entreprise employant des centaines de personnes…
Les fonctionnalités basiques d’un logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité sont très différents les uns des autres. Ils s’adaptent ainsi à la nature de votre activité ainsi qu’à la taille de votre entreprise. Ils présentent donc toutes sortes de fonctionnalités. Tous ont en commun de présenter une sorte de journal de bord, récapitulant les flux financiers de la société. Le logiciel de comptabilité vous permet de gérer vos achats, vos ventes et l’ensemble de vos comptes bancaires. Il est très utile pour pointer vos comptes et savoir combien vous devez à chacun de vos fournisseurs, ainsi que le solde restant à payer de chacun de vos clients.
Une fois que vous avez bien saisi les paramétrages de votre logiciel, le logiciel de comptabilité permet d’éditer une balance comptable à une date précise, de faire des prévisions, de paramétrer des rappels ou de créer des documents financiers comme des devis ou des factures. N’oubliez pas l’étape de la sauvegarde !
Les modules spécifiques de certains logiciels de comptabilité
Certains modules peuvent être ajoutés à votre logiciel de comptabilité. Par exemple, si vous souhaitez éditer des fiches de paie, il vous faudra y ajouter un logiciel. De nombreux éditeurs proposent des packs groupés intégrant un logiciel de comptabilité associé à un module de paies.
D’autres logiciels comptables offrent la possibilité de suivre vos immobilisations, de faire vos déclarations fiscales et de TVA en ligne ou même d’envoyer des lettres de relance automatiques à vos clients. Avec eux, réalisez vos liasses fiscales en totale autonomie et gérez votre comptabilité en interne à meilleur prix !
Les différentes applications de votre logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité intègrent plusieurs applications différentes, qui fonctionnent toutes plus ou moins de la même façon d’un éditeur à un autre.
Importer des documents comptables
Votre logiciel de comptabilité vous permettra de regrouper tous vos documents financiers sur un seul programme. Pour ce faire, commencez par importer des documents. Pour cela, libre à vous d’utiliser des éléments déjà présents sur votre ordinateur ou de scanner certaines pièces.
Certains logiciels de comptabilité sont dotés d’une reconnaissance textuelle, qui analyse elle-même les données fournies. Ainsi, lorsque vous ajoutez une facture dans votre logiciel, vous n’avez plus à rentrer manuellement les éléments. Le logiciel se charge lui-même d’indiquer le montant de la TVA, la date de la facture ou celle de l’échéance.
Tenir un livret de caisse
Pour tenir à jour votre livre de caisse, il vous faut ensuite rentrer tous les paiements entrants et sortants de votre entreprise. Le logiciel de comptabilité répertorie alors toutes les dépenses et les recettes de votre société. Votre livre de caisse peut être journalier ou mensuel. Le document obtenu est ensuite un très bon support pour justifier de vos flux financiers auprès de l’administration fiscale.
Établir un devis ou une facture
L’une des premières choses que vous ferez avec votre logiciel de comptabilité sera de créer des devis ou des factures. Cette fonctionnalité est indispensable et est présente dans tous les logiciels. Avec ce type d’application comptable, fournissez à vos clients des documents conformes à la réglementation en vigueur, comportant toutes les mentions légales obligatoires.
Calculer son revenu excédentaire
Le calcul du revenu excédentaire permet de voir, sur une certaine période, la situation économique de son entreprise. Comme tous les flux financiers de votre entreprise sont enregistrés dans votre livret de caisse (les entrées comme les sorties), le système analyse lui-même l’excédent de revenus. Il vous présente un bilan détaillé de vos finances et l’export en PDF est bien évidemment possible.
Faire une déclaration préalable de TVA
Puisque les entreprises françaises ont l’obligation de réaliser une déclaration mensuelle de TVA, les logiciels de comptabilité vous permettent d’éditer ce document. Mieux encore, certains programmes télétransmettent les informations directement en ligne au service fiscal concerné. Il est ensuite possible de modifier ou de corriger ses déclarations directement via le programme.
Si le logiciel de comptabilité demande un certain temps pour être appréhendé, une fois que vous êtes formé, il devient simple et facile à utiliser. Avec lui, nul besoin d’être expert-comptable pour gérer vos finances. Les calculs se font automatiquement et vos clients reçoivent ainsi des factures dignes de ce nom. Vos paiements et vos rentrées d’argent sont correctement répertoriés. Le logiciel de comptabilité est une aide précieuse, tant pour gagner du temps que pour établir des documents dans les règles de l’art.
